行政公文管理办法

南宁市第六人民医院

行政公文管理办法

第一章  总  则

第一条  为使我院行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文处理效率，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》及南宁市有关文件精神，结合我院实际情况，特制定本办法。

第二条  行政公文是我院在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。   

第三条  公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条  本办法适用于我院行政部门中的公文处理工作。医院办公室是医院行政公文的管理部门，主管医院行政公文处理工作：并负责指导各行政处室的公文处理工作。

第五条  医院各行政处室负责人主管本部门的公文处理工作，应当高度重视公文处理工作，模范遵守公文处理办法，并加强对本部门公文处理工作的检查和领导。

第二章  公文种类

第六条  应当根据职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等，正确选用公文种类。我院常用公文种类主要有：

(一)决定：适用于对医院重要事项或重大行动做出安排；奖惩有关部门及人员。   

(二)通告：适用于医院在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。   

(三)通知：适用于发布医院制定的规章制度；转发上级机关、不相隶属机关的公文；需要各处室周知、办理或者执行的事项：任免人员。医院制定的规章制度、行政措施和其他规范性文件可根据实际内容分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称，一般用“通知”形式印发。   

(四)通报：适用于表彰先进，批评错误．传达重要精神或者情况。   

(五)报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。        

(六)请示：适用于向上级机关请求批示、批准。   

(七)批复：适用于答复下级部门请示事项。   

(八)意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(九)函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问、请求批准和答复有关事项。   

(十)会议纪要：适用于记载和传达院长办公会议或其他重要会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  公文—般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发部门和印发日期等部分组成。公文的具体要求如下：

     (一)秘密公文应当分别标明密级和保密期限。密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级，其中“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

(三)发文机关标识（公文版头）应当使用发文机关全称或规范化简称。我院常用行政公文的发文机关标识有二种：

1.“南宁市第六人民医院文件”。即“大红头”，用于处理关系医院比较重大的问题、需要上报的文件以及依照上级规定必须以南宁市第六人民医院名义发文的事项。

2.“南宁市第六人民医院医院”。即“小红头”，用于对院内各部门和科室发文，主要用于传达院行政领导议定的工作意见，宣布、安排和布置常规的综合性行政事务工作；向院外无隶属关系的有关机关或单位请求批准和答复审批事项，医院对外联系工作等。具体文件格式详见“附件3”。

(四)行政公文的发文字号包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。联合行文，只标主办部门发文字号，不得有两个发文字号。院级公文和业务性公文由院长办公室统一掌握文号。同一发文形式(指同一种公文版头)，按统一顺序编号；

1．涉及医院全局性、综合性问题的公文，统一编号为“南六院〔200X〕X号”；   

2.业务性公文，统一编号为“南六院办〔200X〕X号”。

3.院级函件，统一编号为“南六院函〔200X〕X号”。

4.院办公会会议纪要，统一编号为“南六院纪要〔200X〕X号”

     (五)上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。院内发文时，标题中可略去医院名称。除法规、规章、规定。

第四章  行文规则

第十条  行文应当确有必要，注重效用。

第十一条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十二条  各类公文应贯彻党政分开的原则，确因工作需要，党政工团组织、相关部门，可按照协商一致的原则联合行文。

第十三条  各部门有关工作方面的“请示”“报告”，除院领导直接交办的工作外，不得直接将公文交院领导审批、签发，更不得直接向医院的上级机关行文。各项公文需经部门负责人同意签字后，加盖部门公章后报院长办公室。办公室根据公文内容分呈有关领导审批。   

第十四条“请示”应当一文一事，不得多头报送，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。“报告”中不得夹带请示事项。

第五章  发文办理

第十五条  医院发文，主要是指以医院名义对内、对外上报下达的公文，一般指院字、普字、纪字、周会记录等发文及以医院名义张贴的通告、通知等。发文办理包括拟稿、审核、签发、编号、复核、打印、校对、用印、登记、分发等程序。

(一)拟稿。医院综合性文件由医院办公室负责组织有关部门拟稿，其它业务文件由业务归属部门承办。草拟行政公文应注意：    

1．使用医院办公室印制的拟文稿纸，对所列内容要逐项填写，在文稿中不得有贴页、裁页。

2．拟稿应当使用电脑打印，同时将电子版送交医院办公室；

3．拟稿应当做到情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

4．拟制紧急公文，应当说明紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写。具体的年、月、日。

6．公文的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

7．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数码。

(二)审核。文稿拟就后：应由部门负责人进行初核并签署意见后报医院办公室复核，复核重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。送审稿必须完整，附件必须与主件一同送审。对于不符合有关要求的送审文稿，医院办公室不予办理；对于需作较大修改的送审文稿，退回拟稿部门重新修改后再送审核。   

(三)签发。医院办公室复核后，一般本着谁主管谁负责的原则，文稿呈院长或分管院长审定、签发；重要的请示、报告由院长签发。签发人应签署意见、姓名和日期。文稿一经签发，一般不准改动。如确需改动，必须重新核稿，并报原签发领导审定。

(四)编号。文稿在院领导签发后中院长办公室编排发文号。

(五)打印。打印公文要严格执行保密规定。

(六)校对。校队由拟稿人负责，校对人员应在发文底稿上签字。

(七)用印。文件审核印制完毕，经医院办公室再次核对无误后，加盖公章。      

(八)登记、分发。行政公文的拟文稿纸、修改底稿和三份公文留医院办公室存档、登记。行政公文装订完毕后，由拟文部门向院内、院外分发。公文发出后，如发现错误，应及时更正。

第六章  收文办理

第十六条  医院收文主要是指上级机关来文和其他单位来文。办理收文的主要程序包括：签收、登记、批办、分送、承办、催办、立卷、归档、销毁等。   

(一)签收。医院外来文件由医院办公室签收。

(二)登记。医院收文统一由医院办公室拆封、登记。

(三)批办。收文送医院办公室主任提出批办意见后送院领导或者有关部门阅办。批办的主要原则：   

1.重要文件，批呈所有院领导阅示，并由主要领导批示：

2.业务文件，按职责分工批呈分管领导阅示：

3.紧急文件，可由分管领导先阅，急办文件复印后先转有关部门；

4.具体事务性文件，批转有关业务部门阅办。

    (四)分送。医院办公室按批办意见分别送达院领导或有关部门；院领导阅示后的文件，院长办公室依批示将文件交承办单位；各部门不得随意横传公文。

     (五)承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回医院办公室并说明理由。涉及多个部门办理的公文，主办部门应当与协办部门主动协商，及时处理。

(六)催办。对各类文件的办理情况，由医院办公室负责催促办理，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第十七条  上级来文要求医院贯彻执行的，按院领导批办意见，根据涉及范围的大小，可采取下列方式传达、贯彻、执行：

(一)将原文复印或翻印送至有关部门传阅；

(二)医院发布实施意见；

(三)医院制订和发布实施细则、办法；

(四)在一定范围内召开会议传达。

第十八条  上级政府及其部门召开会议所发公文，除明确发给与会人员的外：参加会议的我院人员必须在会后及时将公文原件全部交院长办公室接收。医院各部门收到的上级政府及其部门的公文，全部将公文原件交到医院办公室接收。  

第七章  公文归档与管理

第十九条  公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和我院有关规定，由医院办公室统一及时整理(立卷)、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。个人不得保存应当归档的公文。   

第二十条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和，保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映医院主要工作情况，便于保管和利用。

第二十一条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。   

第二十二条  上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导或医院办公室主任批准，可以翻印。公文复印件作为正式公文使用时，应当力口盖医院公章，视同正式公文管理。

第二十三条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管负责人批准，可以销毁，不得按废品出卖。其中销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第二十四条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案室。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。   

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